SoftSync

Bytte fra et regneark

Ikke rydd arket.
Last det opp som det er.

Sammenslåtte celler, tre faner og fem rader for den samme kunden. Det er akkurat det import er bygget for.

kundeliste_v3_FINAL_ny(2).xlsx 2,3 MB · 412 rader · 3 faner
  • lest
  • dubletter funnet
  • organisasjonsnummer slått opp
Se hva som blir medBør dere i det hele tatt bytte?

Filen din

Slik ser den ut.
Last den opp sånn.

Dette er ikke et eksempel på et dårlig regneark. Det er et helt vanlig et.

Kunder_2024_ny(1).xlsx
RadFirmaKontaktTlfE-postStatusSist kontaktTilbud?Notat
1Nordvik Anlegg ASKari Nordvik917 22 431kari@nordvik.noTilbud sendt12.03.24jaringte om pris
2Bergen Tak og FasadeOla Hansen922 11 004Venter4/2neix
3Sunnmøre Elektro70 12 88 40post@sunnmore-el.noKundemarsfaktura sendt?
4Nordvik AnleggKari N.91722431kari@nordvik.nodublettsamme som rad 1
5Vestland Rør ASPer Vikper@vestlandror.noKaldti fjor
6Trondheim ByggIngrid Lie934 55 120forfaltikke ring før mai
9 kolonnersist lagret 14. marstre personer har hver sin kopi

Dublettene, de tre datoformatene og den navnløse kolonnen er ikke feil du må rette først. De er det importen er laget for å finne.

Tre ting før
du laster opp.

Alle tre er kortere enn du tror, og den første er den viktigste fordi den handler om noe du skal la være å gjøre.

  • Ikke rydd. Alvorlig talt. Den vanligste måten å bruke en hel kveld på dette er å rydde filen først. Import leser rotet, kjenner igjen hva kolonnene er, slår sammen radene som er den samme kunden og viser deg resultatet før noe lagres. Ryddingen din ville blitt gjort om igjen uansett.
  • Ta med alle fanene, ikke bare kundefanen. Ligger tilbudene i en fane og kontaktpersonene i en annen, last opp begge. De blir knyttet sammen på firmanavn, og du ser koblingen før du godtar den.
  • Behold firmanavnet slik det står. Også med «AS», også med skrivefeil, også når det står to varianter av samme selskap. Det er de variantene som lar oss finne riktig selskap i Enhetsregisteret og fylle inn organisasjonsnummeret. En «ryddet» kolonne med bare fornavn er vanskeligere å slå opp enn en rotete en.

Fra Excel eller Sheets

Hva et regneark
tar med seg.

Høyre side er kort her, og det er hele grunnen til at et regneark er lettere å forlate enn et CRM. Du mister ikke arbeid. Du mister måter å se på arbeidet.

Blir med6

  • Hver rad som en kundeOgså når den samme kunden står fem ganger. De fem slås sammen til én, og du ser hvilke fem.
  • Kolonnene som feltUten at du setter opp noen kolonnetilordning. «Tlf 2» blir et telefonnummer og «Kontakt» blir en person.
  • Organisasjonsnummer du aldri haddeSlått opp på firmanavnet i Enhetsregisteret, sammen med adresse, organisasjonsform og næringskode.
  • DatoeneOgså de tre forskjellige datoformatene i samme kolonne, som er en ting regneark gjør.
  • Statuskolonnen som pipelineDet du kalte «tilbud sendt» blir et steg med det navnet. Du kan døpe det om ved å dobbeltklikke.
  • Kommentarene i kolonne MSom notater på riktig kunde, i stedet for som tekst som forsvinner når noen sorterer arket.

Blir igjen i arket5

  • FormleneEn SUMMERHVIS er ikke data, den er en visning. Summene finnes hos oss, men de regnes ut et annet sted enn i en celle du kan se.
  • FargekodeneGult betydde noe for deg og ingenting for filen. Betyr gult «haster», skriv det ned før du laster opp, så blir det et felt i stedet for en farge.
  • PivottabelleneOppsettet følger ikke med. Tallene gjør det.
  • MakroeneHvis noen en gang skrev en, følger den ikke med, og den personen jobber sannsynligvis ikke her lenger.
  • Fanene som ikke er kunderTimelisten, budsjettet og arket noen laget til et prosjekt i 2023 hører ikke hjemme i et CRM. La dem ligge.

Det er verdt å si det rett ut: hvis ingenting i arket har begynt å gjøre vondt ennå, bør du beholde det. Vi har skrevet en hel side om når det er riktig svar, og den anbefaler regnearket i flere tilfeller enn den anbefaler oss.

Kolonnen arket ditt
aldri hadde.

Regnearket ditt har firmanavn. Det har ikke organisasjonsnummer, adresse, organisasjonsform eller næringskode, fordi ingen orker å slå opp ni siffer i Brønnøysund for hånd. De feltene fyller seg selv når du laster opp filen, og de holder seg oppdatert etterpå uten at noen følger med.

Ny kunde i SoftSync: firmanavnet skrives inn, og treffene fra Brønnøysundregistrene vises med organisasjonsnummer og adresse

Spørsmål om å forlate arket.

Må vi ha én rad per kunde?
Nei. Fem rader for det samme selskapet er normalt i et regneark som har levd noen år, og de slås sammen til én kunde med all historikken samlet. Du får se sammenslåingene enkeltvis og kan angre dem der de er feil.
Vi bruker Google Sheets, ikke Excel.
Det går like fint. Last ned som CSV eller Excel og last opp filen. Import bryr seg om innholdet, ikke om hvilket program det kom fra, og den leser også en PDF eller ren tekst du limer inn.
Hva med kundene som ikke er norske selskaper?
De kommer med som vanlige kunder, bare uten organisasjonsnummer og næringskode, fordi Enhetsregisteret ikke kjenner dem. Ingenting stopper opp, og de blir ikke merket som feil.
Kan vi kjøre begge deler en stund?
Ja, og mange gjør det den første måneden. Gratisplanen har ingen nedtelling, så det koster ingenting å ha SoftSync ved siden av arket til dere er sikre. Det som pleier å avgjøre er dagen noen spør om et telefonnummer og du åpner CRM-et i stedet for arket uten å tenke.
Trenger vi egentlig et CRM?
Kanskje ikke. Er dere to, har tjue kunder og arket fungerer, bør dere beholde arket. Vi har skrevet en hel side om de fem bruddpunktene der det slutter å holde, og hvis ingen av dem har skjedd hos dere, er vårt råd å vente.

Last opp arket
og se hva som skjer.

Det koster ingenting, det krever ikke kort, og ingenting lagres før du sier ja til det du ser. I verste fall lukker du fanen og har fortsatt regnearket ditt. Nye kontoer åpner vi for hånd, noen om gangen, så du ber om tilgang først.

Få tilgangLes den ærlige testen først

Og litt til...

Book et møte